De kracht van huidige gezichten als nieuwe gezichten: off-boarding voor vrijwilligerswerk

ProfielfotoLuca van Seumeren 02-07-2021 3117 keer bekeken 1 reacties

Het staat vast dat vrijwilligerswerk een essentieel onderdeel van de samenleving is. Vrijwilligers zijn een belangrijke bron voor maatschappelijke en publieke organisaties, omdat zij een grote bijdrage leveren aan de civiele samenleving en de ontwikkeling van gezonde en veerkrachtige gemeenschappen.

Toch zijn wetenschappers en beleidmakers bezorgd dat onze samenleving niet in staat is om het huidige peil van vrijwilligerswerk te handhaven. Laat staan het niveau van vrijwilligerswerk te verhogen, zowel voor nu en in de toekomst (Brudney & Meijs, 2009). Omdat vrijwilligers een belangrijke rol vervullen in onze samenleving en het werven van vrijwilligers steeds lastiger lijkt voor organisaties, is het van belang dat men op een verantwoordelijke en duurzame manier omgaat met vrijwilligers.

Vrijwillige energie

Brudney en Meijs (2009) introduceren het concept van ‘vrijwillige energie’. Vrijwillige energie is "een door de mens gemaakte, hernieuwbare hulpbron die kan worden geteeld en gerecycleerd; en waarvan de continuïteit en de omvang van de stroom door de mens zowel positief als negatief kan worden beïnvloed" (p. 564). In plaats van vrijwilligers te gebruiken en achter te laten, moet  de samenleving vrijwillige energie duurzaam en verantwoordelijk managen op een circulaire manier. Deze manier van vrijwilligersmanagement, ook wel Verantwoordelijk Vrijwilligersmanagement, is gericht op het recirculeren of recyclen van de betrokkenheid van vrijwilligers binnen organisaties. Dit zodat vrijwilligers zo lang mogelijk blijven en als ze ervoor kiezen te vertrekken, ze alleen de organisatie achterlaten en niet hun interesse in vrijwilligerswerk verliezen.

Bij Verantwoordelijk Vrijwilligersmanagement is het van belang dat het management van vrijwilligers niet lineair is, maar circulair. Om de vrijwillige energie te recyclen en vertrekkende vrijwilligers te behouden als vrijwilliger voor de brede gemeenschap voegen we aan de levenscyclus van een vrijwilliger het onderdeel off-boarding toe. Off-boarding is het proces van het managen van vrijwilligers die de organisatie verlaten. Doel is om ervoor te zorgen dat zij in goede verstandhouding vertrekken, zodat zij ofwel de organisatie kunnen promoten als ambassadeur of woordvoerder, ofwel in de toekomst opnieuw vrijwilliger worden bij de organisatie, ofwel ergens anders (Brudney et al., 2020).

Off-boarding

Het idee van off-boarding komt uit de Human Resource Management (HRM) literatuur, maar geldt wellicht nog meer voor vrijwilligersorganisaties. Wanneer iemand uit onvrede stopt met betaald werk, is de kans groot dat er toch snel naar nieuw betaald werk gezocht wordt. Bij vrijwilligerswerk, waar de economische noodzaak ontbreekt, ligt dat vermoedelijk anders. Organisaties die aan de slag gaan met off-boarding zullen moeten starten met een dialoog, om zo de redenen van stoppen te achterhalen. Vervolgens kunnen deze organisaties de nodige ondersteuning bieden om ervoor te zorgen dat de (ex)vrijwilliger vrijwilligerswerk kan blijven doen – in de toekomst of bij een andere vrijwilligersorganisatie (Meijs et al., 2006). Tenslotte is het van belang dat vrijwilligersmanagers in organisaties netwerken ontwikkelen om contact te kunnen houden met vrijwilligers of voormalige vrijwilligers door te verwijzen naar nieuwe vrijwilligersorganisaties, om zo een soepele overgang te bieden  tussen het vertrek van de ene organisatie naar een andere organisatie.

Het op  een positieve manier afscheid nemen van vrijwilligers heeft niet alleen invloed op hoe de vrijwilliger zal praten over de organisatie, maar het vergroot ook de kans dat de vrijwillige energie in een later stadium weer wordt ingezet; bij de eigen (eerste) organisatie of ergens anders. Vrijwilligers kunnen in de toekomst opnieuw aan de slag als vrijwilliger. Om als organisatie hiermee aan de slag te gaan kan je de volgende vragen stellen;

  1. Wat zijn de exit-procedures die nu aanwezig zijn binnen de organisatie?
  2. Krijgt de vrijwilliger de ruimte om te delen wat de redenen van stoppen zijn?
  3. Wordt er ondersteuning geboden om de vrijwilliger in een later stadium bij de organisatie of elders het vrijwilligerswerk weer op te pakken?
  4. Is er een mogelijkheid voor de vrijwilliger om contact te houden met de organisatie?
  5. Heeft de organisatie netwerken met andere organisaties om de vrijwilliger eventueel ergens anders aan de slag te laten gaan?

Vrijwilligers zorgen niet alleen voor vrijwilligersorganisaties voor een positieve bijdrage, maar voor de gehele samenleving. Iedereen in de samenleving draagt de verantwoordelijkheid voor het duurzaam behandelen van de vrijwillige energie. Door off-boarding aan het vrijwilligersmanagement toe te voegen, kunnen vrijwilligersorganisaties hier aan bijdragen. Zo zorgen we er samen voor vrijwilligerswerk een belangrijk onderdeel blijft van de samenleving en vrijwilligers op een positieve manier vrijwilligerswerk kunnen blijven uitvoeren.

Wil je hierover meer lezen? Het hele stuk Off-boarding in vrijwilligersorganisaties; een handleiding vind je hier. Wil je hierover meer horen? Luca van Seumeren, Junior Onderzoeker aan de Rotterdam School of Management, gaf op 7 juni 2021 over dit onderwerp een kennisboost sessie. De hele kennisboost sessie is terug te kijken via deze link.

Over de auteur:

Luca van Seumeren is onderzoeker aan de Rotterdam School of Management bij de vakgroep Business-Society Management, onder leiding van Prof. dr. Lucas Meijs. In 2020 voltooide zij haar master Global Business and Sustainability en deze zomer heeft zij kwalitatief onderzoek gedaan bij diverse (vrijwilligers)organisaties en intermediairs naar het proces van matching van vrijwillige inzet.  

Bronnen

Brudney, J.L., & Meijs, L.C.P.M. (2009). It ain’t natural: Toward a new (natural) resource conceptualization for volunteer management. Nonprofit and Voluntary Sector Quarterly, 38(4), 564-581. https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/0899764009333828

Brudney, J. L., Meijs, C. P. M., Koolen-Maas, S. A., & Van Overbeeke, P. S. M. (2020). Preserving the Past, Present and Future of Volunteering: Volunteer Administration as Adding Value. Paper presented at the 49th Annual ARNOVA Conference (Nov 11 – 13), convened virtually. 

Meijs, L.C.P.M., Ten Hoorn, E.M., & Brudney, J.L. (2006). Improving societal use of human resources: From employability to volunteerability. Voluntary Action, 8(2), 36-54.

1  reacties

Willem-Jan de Gast 12-07-21 om 17:14

Dank voor het mooie artikel en de uitstekende handleiding, Luca. Fijn dat er gericht aandacht wordt besteed aan goed afscheid nemen in het kader van duurzame inzetbaarheid. Off-boarding past overigens ook goed in de vrijwilligersreis. De drieslag die in de handleiding genoemd wordt, hanteer ik in mijn adviestrajecten en trainingen al een tijdje. Een paar aanvullingen uit de praktijk:

- de drie stappen lijken nu volgtijdelijk te zijn, terwijl ze in de praktijk vaak naast en door elkaar bestaan. En dat is goed: als je ze maar zet als organisatie...

- met name het aangaan van een dialoog en het bieden van ondersteuning zijn stappen die wat mij betreft al in de praktijk gebracht moeten zijn voordat vrijwilligers aangeven dat ze afscheid willen nemen. Als je pas als iemand weg wil, gaat vragen hoe dat komt, ben je feitelijk te laat. De genoemde oplossingen bij ondersteuning zoals ander vrijwilligerswerk, meer of minder taken, trainingen of netwerkopbouw zijn allemaal acties die je kunt nemen als iemand nog niet weg wil/gaat. En dat betekent: vinger aan de pols, voortgangsgesprekken, tijdig ingrijpen - ook hier geldt dat voorkomen beter is dan genezen. De tips in de handleiding zijn daar zeer bruikbaar voor. Anders gezegd: goede off-boarding begint lang voordat iemand aangeeft weg te willen.

- off-boarding krijgt ten derde een speciale lading als er sprake is van conflict, weerstand of overbodigheid: de vrijwilliger neemt niet netjes afscheid, maar loopt stampvoetend, verdrietig, verongelijkt en/of vingerwijzend de deur uit. In het ideale geval weet je dat door goede onboarding en monitoring  te voorkomen, maar zo werkt het in de praktijk helaas lang niet altijd. Daar kan de coördinator/bestuurder vaak niet eens zoveel aan doen, want nieuw beleid, gestolde verhoudingen, bezuinigingen... Als vrijwilligers weg moeten of juist niet weg willen, is het ten eerste maar zeer de vraag of zij in dialoog willen. En als ze dat al willen, gaat het soms meer om damage control dan om verkennen van duurzame inzetbaarheid. Overigens staat dan je belangrijke aanbeveling van goed luisteren en niet overtuigen kaarsrecht overeind. Maar het is dan soms wat teveel gevraagd van de individuele coördinator/bestuurder om te proberen de vrijwilliger voor het vrijwilligerswerk te behouden.

- ten slotte: ik merk dat veel lokale vrijwilligersorganisaties het belang van een netwerk om samen te werven, door te verwijzen en nieuwe vormen van vrijwillige inzet te ontwikkelen wel onderkennen, maar dat het in de praktijk van alledag (te weinig uren, toenemende verantwoordelijkheden, snelle ontwikkelingen) toch lastig is. Wat lijkt te helpen, zijn een duidelijke en geaccepteerde trekker (bv een steunpunt vrijwilligerswerk), een minimale investering om het georganiseer mogelijk te maken, een door allen uitgesproken en onderschreven gezamenlijk belang, en een concrete aanleiding/urgentie om praktisch aan de slag te gaan. De coronatijd heeft, zoals je mooi beschrijft, laten zien dat het kan. Benieuwd wat we daarvan kunnen leren.

En benieuwd of je mijn punten herkent/onderschrijft...

Hartelijke groet,

Willem-Jan de Gast

Nomade Training en Advies

 

Cookie-instellingen
Cookie-instellingen sluiten

Cookie-instellingen wijzigen

Deze website maakt gebruik van cookies. Cookies worden onder andere gebruikt voor het bijhouden van statistieken, het opslaan van voorkeuren, het optimaliseren van deze website, de integratie van social media en marketingdoeleinden. Lees meer over cookies en jouw privacy in ons cookieverklaring. Wij gebruiken de hieronder genoemde soorten cookies.


Deze cookies gebruiken we om de basisfuncties van deze website te kunnen laten draaien en om inzicht te krijgen in het gebruik. Deze cookies verzamelen nooit persoonsgegevens. Deze cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren van de website en worden daarom altijd geplaatst.

Deze cookies verzamelen gegevens zodat we inzicht krijgen in het gebruik en deze website verder kunnen verbeteren.

Indien u deze toestaat, worden deze cookies gebruikt door aanbieders van externe content die op deze website kan worden getoond. In sommige gevallen gaat het daarbij om marketing- en/of tracking cookies, die het gedrag van bezoekers vastleggen en op basis daarvan gepersonaliseerde advertenties tonen op andere websites.