Elke vrijwilligersorganisatie heeft te maken met geld. Om te voorkomen dat er met het geld foute dingen gebeuren is ook de  Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme voor vrijwilligersorganisaties van toepassing. Ook vrijwilligersorganisaties moet daarom bij de K.v.K. een of meerdere uiteindelijke belanghebbende(n), de zogenoemde UBO's registreren. Hier lees je er meer over. 

Noodzaak voor eigen maatregelen 

Deze wetgeving voorkomt niet dat  binnen de organisatie geld verduistert kan worden. Regelmatig zijn daarover in de media berichten. Organisaties die over over het beheer geen zorgvuldige afspraken maken lopen het risico dat het ook bij hun kan gebeuren. Vereniging NOV biedt haar leden een overzicht aan van eenvoudige maatregelen om interne fraude binnen vrijwilligersorganisaties tegen te gaan. Waar je 'vereniging' leest, kan ook 'stichting' staan.

Hoewel het voor de hand ligt dat je fraude moet voorkomen, omschrijven we eerst kort de noodzaak om  goede maatregelen door te voeren. Met het beheer van geld moet u voorzichtig omgaan omdat:

• veelal leden en/of begunstigers (donateurs, sponsors) dit geld bij elkaar brengen. Zij hebben recht op goed beheer van de bijdragen die zij aan de vereniging geven;
• het voortbestaan van de vereniging in gevaar komt als geld verdwijnt;
• je vrijwilligers die met geld omgaan (waaronder de penningmeester) simpelweg niet in de verleiding moet brengen zichzelf door fraude te verrijken.
• bestuurders zijn persoonlijk aansprakelijk als het bestuur onvoldoende maatregelen heeft genomen om fraude te voorkomen.

Alle reden dus om het risico van fraude maximaal te beperken.

Wie is verantwoordelijk voor de financiën?

Het (gehele)  bestuur is verantwoordelijk voor een deugdelijke organisatie van de financiën. De penningmeester functioneert binnen de vereniging volgens de afgesproken regels.

Toepassing van de maatregelen

Het is niet nodig en ook niet altijd mogelijk om alle hieronder genoemde maatregelen binnen jouw vereniging toe te passen. De maatregelen 1 tot en met 4 zijn essentieel voor vrijwel elke vereniging en zij verminderen de kans op fraude enorm! Elk bestuur zal een eigen afweging moeten maken welke combinatie van maatregelen in de eigen situatie optimaal is. 

Vastlegging en autorisatie

Leg de maatregelen die het bestuur afspreekt, schriftelijk vast in een document “Organisatie van de financiën”. Laat dit document door elk bestuurslid ondertekenen. Overweeg ook om het document ter bekrachtiging aan de ledenvergadering voor te leggen.

De maatregelen

De mogelijke maatregelen om fraude te voorkomen zijn:

1.	Beperk het contante geldverkeer Streef ernaar om alle ontvangsten en betalingen per bank te laten plaatsvinden. De kans op diefstal wordt hierdoor kleiner. En geldverkeer via de bank wordt automatisch geregistreerd.
2.	Periodieke controle van alle betalingen Iemand uit het bestuur (iemand ánders dan de penningmeester) controleert bijvoorbeeld maandelijks alle betalingen (en geldopnamen van spaarrekeningen e.d.). De controle vindt plaats aan de hand van de originele dagafschriften van alle bankrekeningen. Of (bij internetbankieren) door het raadplegen van alle mutaties via internet (de controleur heeft toegangsmogelijkheid tot het internetbankieren, zonder de mogelijkheid om zelf betalingen te verrichten).
3.	Jaarlijkse degelijke controle door de kascommissie  Controle door de kascommissie is wettelijk verplicht voor elke vereniging en statutair verplicht voor veel stichtingen. Het bestuur stimuleert dat de kascommissie deskundig is (doet bijvoorbeeld een voorstel voor de bemensing voor de ledenvergadering), voorziet de commissie van alle gevraagde informatie en ondersteuning. Zodra de leden van de kascommissie zijn benoemd, bespreekt het bestuur met hen de wederzijdse verwachtingen. De kascommissie maakt zoveel mogelijk gebruik van checklists. Checklists zijn te vinden in De Kascommissiegids van drs. Maarten den Ouden RA, zie www.kascommissiegids.nl. Meer informatie over samenwerking tussen bestuur en kascommissie vindt u hier.
4.	Afspraken over betalingen aan bestuursleden  Leg schriftelijk vast of en zo ja, welke vergoedingen (van kosten en/of tijd) bestuursleden mogen declarerenen binnen welke termijn dat moet gebeuren.  Neem als voorbeeld de autovergoeding. Is dat een vast bedrag per km? Of de werkelijke benzinekosten? Of de werkelijke totale kosten per km? Lenen van geld van de vereniging is nooit toegestaan.
5.	Penningmeester mag uitsluitend betalingen doen die zijn gefiatteerd door een ander bestuurslid  De penningmeester controleert onder meer of schriftelijk fiat aanwezig is en of de rekening/factuur verder in orde is. Daarna verricht hij de daadwerkelijke betaling en verwerkt deze in de administratie. Eventueel laat u deze maatregel alleen gelden voor betalingen boven een bepaald bedrag. Als één bestuurslid alle betalingen fiatteert, kan dit bestuurslid ook periodiek controleren (zie punt 2) of alleen betalingen zijn gedaan die door hem zijn gefiatteerd.
6.	Factuuradres is niet het adres van de penningmeester  Omdat de penningsmeester voor betaling het fiat nodig heeft van een bestuurslid, is het handig om het factuuradres dat van bijvoorbeeld de secretaris te maken. Het voordeel van deze maatregel is dat eventuele betalingsherinneringen ook bij anderen dan de penningmeester bekend worden.
7.	Limieten instellen voor bankrekeningen  Banken bieden diverse mogelijkheden om limieten in te stellen voor het maximale bedrag dat per dag mag worden overgeboekt. Of om in te stellen dat voor bedragen boven een bepaalde grens altijd twee autorisaties nodig zijn. Zorg er  voor dat het bestuurslid die de bevoegdheid heeft om deze limieten in te stellen iemand anders is dan degene die de betalingen verricht.
8.	Sluitende procedures bij contant geld  Als binnen uw organisatie toch met contant geld moet worden gewerkt (zie punt 1) zorg dan voor sluitende procedures. Bijvoorbeeld: Stort aan het einde van het jaar alle contante gelden af bij de bank. Hierdoor kan de kascommissie een goede controle maken. Beperk de hoeveelheid geld in kas en spreek een maximumbedrag af. Stort boven dit bedrag altijd direct af. Laat bij collectes e.d. met een onzekere opbrengst altijd geld tellen door twee personen die de getelde bedragen noteren en daarvoor tekenen. Heeft u een kantine? Werk dan met een kassa, houd frequent inventarisaties, laat tussentijdse controles door de kascommissie uitvoeren. Zorg bij kaartjesverkoop voor genummerde kaartjes. Stel dagelijks aansluiting vast tussen aantal verkochte kaartjes en het ontvangen geld.
9.	Referenties nagaan  Stelt u een nieuwe penningmeester aan? Of iemand anders die met geld van uw vereniging of stichting in aanraking komt? Doe navraag bij de organisaties waar de vrijwilliger voorheen werkzaam was of nog is. Vraag een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aan op het screeningsprofiel Geld.
10.	Offertes  Vraag bij investeringen of andere grote uitgaven boven een bedrag van € x  altijd bij ten minste drie verschillende aanbieders offerte.
11.	Registreer bezittingen  Houd een administratie bij van alle bezittingen van uw vereniging en inventariseer periodiek of alle bezittingen nog aanwezig zijn.

 

 

De uiteindelijke belanghebbende (UBO)

De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) is in juli 2018 in Nederland gewijzigd. Misschien rijst de vraag wat vrijwilligersorganisaties met deze wetgeving te maken hebben. Het antwoord hierop is dat ook verenigingen en stichtingen ook onder deze wetgeving vallen. Dat brengt verplichtingen met zich mee. Alle organisaties moeten een uiteindelijke belanghebbende aanwijzen en registreren. Afgekort de UBO (Ultimate Beneficial Owner). In het voorjaar van 2020 zal dit UBO register formeel worden ingevoerd[1]. 

Wie zijn UBO’s?

Ieder organisatie is verplicht om vast te stellen wie de uiteindelijke belanghebbende is binnen de organisatie. Het is op voorhand niet per definitie zo dat iedere organisatie een UBO heeft maar organisaties zijn verplicht na te gaan of er een of meerdere UBO’s zijn aan te wijzen. Voor stichtingen en verenigingen zijn dat natuurlijke personen die:

1. direct of indirect een eigendomsbelang hebben van 25%;
2. meer dan 25% van de stemmen heeft voor wijziging van statuten;
3. feitelijke zeggenschap  hebben over de rechtspersoon.

Als er geen personen zijn aan te wijzen op grond van de bovenstaande kriteria, wordt in de Wet op grond van een ‘terugvaloptie’ alle statutaire bestuurders van een rechtspersoon als UBO aangewezen[2]. Dit heeft tot gevolg dat in de klassieke not-for-profit stichtingen of verenigingen zoals de meeste vrijwilligersorganisaties zijn, de bestuurders allemaal UBO zijn.

UBO register

Vanuit de EU regelgeving zijn de lidstaten verplicht per 10 januari 2020 een UBO register bij te houden. In de Wwft is op genomen dat alle organisaties zoals nv’s, bv’s maar ook stichtingen, verenigingen en kerkgenootschappen waar sprake is van één of meerdere UBO’s verplicht zijn hun UBO’s aan te melden voor het UBO register. Naar verwachting zal dit register in Nederland in het voorjaar van 2020 actief zijn.

De Kamer van Koophandel beheert dit UBO register[3]. Organisaties zelf moeten hun UBO’s gaan inschrijven in dit register. Dit register zal in het voorjaar van 2020 gereed komen.

Het UBO register is voor een deel openbaar en deels niet openbaar[4]. In het openbare gedeelte staan voornaam en achternaam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit, woonstaat en aard en omvang van het economische belang van de UBO. Het openbare deel van het UBO-register is alleen doorzoekbaar op naam van de rechtspersoon. Zoeken op naam van de UBO is dus niet mogelijk. Het opvragen van de gegevens uit het register kost geld.

De niet openbare gegevens zijn in het UBO register: BSN/buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN), geboortedag, geboorteland en –plaats, woonadres, afschrift van geldig identiteitsdocument, afschrift van document(en) waaruit de aard en omvang van het economische belang blijkt. Alleen bevoegde autoriteiten en de Financiële Inlichtingen kunnen deze gegevens inzien.

Uitgezonderd van de UBO registratie zijn:

• verenigingen van eigenaars
• rechtspersonen in oprichting
• verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven
• kerkgenootschappen
• publiekrechtelijke rechtspersonen
• enkele historische rechtspersonen (zoals gilden en hofjes)

De UBO-verklaring

Organisaties die onder de Wwft vallen, zoals banken verzekeraars, accoutants en administratiekantoren  etc.  zijn verplicht bij het aangaan van een zakelijk relatie de UBO’s van die organisatie vast te stellen. Financiële instellingen moeten voortaan wanneer het register actief is, met behulp van het UBO-register nagaan wie UBO’s zijn voordat zij een dienst verlenen. In de praktijk komt dat erop neer dat banken e.d. organisaties vragen een UBO-verklaring te ondertekenen. In de verklaring staan de gegevens van de UBO’s van de organisatie. Vervolgens zal ook in die verklaring zijn opgenomen dat de organisatie de bank op de hoogte houdt van eventuele wijzigingen. Wanneer de namen van de UBO’s in dit register niet overeen komen met de namen in de UBO-verklaring zal de organisatie daarop aangesproken worden.

Bestuurders van een ANBI

Bestuurders van een ANBI worden in het UBO register duidelijk onderscheiden. Deze bestuurders kunnen volgens de Wwft voldoen de criteria van UBO maar mogen zichzelf op geen enkele wijze begunstigen volgens de regels voor ANBI. Daarmee onderscheiden bestuurders van een ANBI zich van andere UBO’s.  Daarnaast worden het eerst komende jaar de privacy gevolgen van de UBO registratie voor ANBI bestuurders gemonitord. Dit is om te zien of er extra maatregelen genomen moeten worden om de gevolgen van de registratie te minimaliseren.