1. Leg de situatie voor aan de tuchtcommissie

Heb je het tuchtrecht binnen jouw organisatie geregeld? Dan kun je de zaak aan de tuchtcommissie voorleggen. Zij onderzoeken de situatie en nemen een beslissing over een eventuele maatregel. Doe je zowel aangifte als een beroep op de tuchtcommissie? Zorg dan dat de zaakcoördinator voor de juiste afstemming zorgt zodat dit elkaar niet in de weg zit.

2. Onderzoek de situatie als bestuur

Heb je geen tuchtrecht binnen je organisatie of neemt de tuchtcommissie de zaak niet in behandeling? Dan dien je deze als bestuur zelf te onderzoeken. Wijs hier twee bestuursleden voor aan, en zorg dat zij vooraf informatie bij (externe) deskundigen inwinnen over de te nemen stappen. Geef zowel slachtoffer als beschuldigde de kans om hun verhaal te doen, en behandel beide partijen gelijk.

Let tijdens het gesprek met de beschuldigde op de volgende punten:

• Benoem de aard van de melding. Noem het slachtoffer niet tenzij diegene daar toestemming voor heeft gegeven;
• Informeer naar zijn of haar kant van het verhaal;
• Stel open vragen;
• Informeer of de beschuldigde behoefte heeft aan ondersteuning (bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon);
• Bespreek hoe je elkaar op de hoogte houdt;
• Bespreek welke stappen je onderneemt;
• Maak een verslag van het gesprek. Laat de beschuldigde dit ondertekenen.

Nadat je zowel melder, slachtoffer als beschuldigde hebt gesproken, kom je als bestuur bij elkaar en bespreek je de zaak. Vanaf dit punt kan er een aantal stappen volgen:

Mediation

In sommige gevallen kan mediation tussen slachtoffer en beschuldigde helpen. Zorg voor een neutrale begeleider en laat de mediator een verslag van het gesprek maken wat vervolgens door alle betrokkenen wordt ondertekend.

Maatregel opleggen

Mocht mediation niet mogelijk zijn, dan dien je als bestuur zelf een besluit over een eventuele maatregel te nemen. Zowel slachtoffer als beschuldigde moeten hier officieel van op de hoogte worden gesteld. Verwerk alle informatie in een overzichtelijk dossier, en houd dit beschikbaar en inzichtelijk voor eventuele volgende bestuursleden. Ben je aangesloten bij een koepelorganisatie zoals NOC*NSF, dan breng je ook de koepelorganisatie op de hoogte van de opgelegde maatregel. 

Vrijspraak

Je kunt als bestuur natuurlijk ook tot vrijspraak komen. Ook in dit geval moeten zowel slachtoffer als beschuldigde officieel op de hoogte worden gebracht. Het dossier verwijder je na afloop.