1. Wie organiseert?

In de gemeenten waar een vrijwilligerscentrale is, is dát in principe de aangewezen organisatie om het initiatief te nemen, maar vrijwilligersorganisaties én andere maatschappelijke organisaties kunnen daar natuurlijk op aandringen of zelf het voortouw nemen. In de gemeenten waar geen vrijwilligerscentrales is, zijn we afhankelijk van iedereen met een hart voor vrijwilligerswerk om het op te pakken.

2. Locatie en datum

Locatie

Een ontbijt, brunch of lunch organiseer je op eigen terrein. Bijvoorbeeld bij de vrijwilligerscentrale of bij een vrijwilligersorganisatie of andere maatschappelijke partij op het hoofdthema. Het mag best een beetje spannend zijn. Je laten leiden door wie de beste ruimte heeft, is ook een goed idee.

Datum en tijdstip

Je kunt een afspraak reserveren in de agenda van wethouders en gemeenteraadsleden, ook als nog niet bekend is wie de wethouder gaat worden. De afspraak is dan natuurlijk onder voorbehoud dat de nieuwe wethouders ook kunnen, maar als je het doordacht opgezet hebt, zal weigeren moeilijk worden. Je laat zoveel vrijwilligersorganisaties niet in de kou staan. Informeer bij de gemeenteraadsgriffie en de beleidsambtenaar van de wethouder wat handig is. Doe dit zo snel mogelijk!  In principe kun je deze bijeenkomst zo vaak organiseren als je wilt. Een bijeenkomst duurt anderhalf tot twee uur.

Catering regelen

Natuurlijk moet er bij een ontbijt, lunch of diner iets te eten zijn. Dat hoeft echter niet sjiek te zijn. Iedereen begrijpt dat het geld de sector niet op de rug groeit. Belangrijker is dat er een goed gesprek komt. Organiseer dus een eenvoudige maaltijd en vraag desnoods een aantal deelnemers van de vrijwilligersorganisaties om je te helpen. Vraag ook gerust de lokale middenstand hierom. Eenvoudig is goed genoeg!

3. Thema's kiezen

Breed vrijwilligerswerk

Kies de thema's breed zodat snel helder is dat vrijwilligerswerk overal een rol speelt. Betrek hierin de actualiteit: wat speelt er in de gemeente en waar willen mensen zich sterk voor maken. Dit zorgt voor bevlogen discussies.

Hoofdthema kiezen?

Je kunt er ook voor kiezen een hoofdthema uit te kiezen. Even een voorbeeld: In Nijmegen kozen ze 4 jaar geleden voor Onderwijs als hoofdthema. Integratie is nu een mooi onderwerp. Bepaal daarna de andere thema’s (maximaal vijf, waaronder altijd zorg & welzijn), bijvoorbeeld sport, cultuur, jeugd, actief burgerschap/initiatief, integratie, onderwijs.

Alleen of met anderen?

Je kunt dit proces samen met (mogelijke) partners doorlopen, maar ook zelf het initiatief houden en hen later in het proces uitnodigen.

4. Vorm bepalen

Indeling tafels

Maak een indeling van tafels naar thema (bijvoorbeeld 3 vrijwilligers(organisaties) per tafel, 2 politici, 1 discussieleider). Wees hierin heel praktisch en laat je leiden door wie mee wil en kan doen.

Goede inleider

Geen betere inleider dan iemand die kan laten voelen wat vrijwilligerswerk doet. Dat kan een vrijwilliger zijn die heel veel heeft aan zijn vrijwilligerswerk, maar ook een 'consument': een maatje, iemand die graag de natuur ingaat, een leerling maatschappelijke stage, iemand uit een verzorgingshuis, cultuurbeoefenaars, theaterbezoekers etc.

Andere optie is de gastheer/vrouw een uitgebreidere inleiding laten doen over het brede vrijwilligerswerk in Nederland en in de gemeente specifiek. Is er genoeg tijd? Doe dan beide.

Gespreksindeling

Tijdens de gesprekken aan tafel is het noodzakelijk om de doelen voor ogen te houden. Maak daarom een gespreksschema:

1. voorstelrondje
2. bespreken behoeften gemeenten
3. suggesties doen op de behoeften van gemeenten, zowel qua vraag als qua aanbod ('dit zou ook nodig zijn, toch?' en 'daar kunnen we in voorzien')
4. bespreken behoeften vrijwilligersorganisatie
5. ontlokken eventuele uitspraken over belang vrijwilligerswerk en concrete (verbeter)acties
6. afspraken maken over vervolg

Discussieleiders

Heb je genoeg menskracht als organisator? Zorg dan zelf voor discussieleiders. Je kunt ook de genodigde vrijwilligersorganisaties vragen een discussieleider aan te leveren. Die discussieleider kan dan wellicht ook leidend zijn in het samen bepalen van de doelen. De discussieleider vat ook het resultaat van de sessie samen.

5. Uitnodigen bestuur

Wethouders uitnodigen

Nodig de wethouders op hun thema's uit. Vraag de wethouder of zijn ambtenaar de datum in de agenda of die van zijn opvolger vast te leggen. Vergeet niet om bevestiging te vragen in de loop van de coalitievorming. Als het goed is ligt er binnen zes weken een coalitieakkoord.

Download voorbeeldmail wethouder uitnodigen

Nodig standaard de wethouder uit die verantwoordelijk is voor vrijwilligerswerk. Deze wethouder betrekt bij voorkeur ook zijn collega-wethouders in de periode dat zij de gemeente besturen.

Download voorbeeldmail wethouder met vrijwilligerswerk in pakket

Gemeenteraadsleden uitnodigen

Nodig alle gemeenteraadsleden uit. Geef daarbij de voorkeur aan de gemeenteraadsleden van de winnende partijen, maar sluit de oppositie niet uit. 

Download voorbeeldmail gemeenteraadsleden uitnodigen

Vergeet niet de ambtenaren uit te nodigen! Zij zijn belangrijke contactpersonen en bereiden beleid voor.

6. Uitnodigen vrijwilligersorganisaties

Nodig vrijwilligersorganisaties op thema uit. Bijvoorbeeld drie per tafel. Bedenk daarbij dat ze bij voorkeur de sector kunnen vertegenwoordigen en dus een bredere blik hebben dan de eigen organisatie. Uitgaande van maximaal 6 thema’s zitten er dan 18 organisaties/initiatieven. Bedenk vooral zelf wat je praktisch gezien uitkomt. Uitnodigen kan per mail, maar persoonlijk aanspreken gaat misschien sneller.

Download uitnodigingsmail vrijwilligersorganisaties
Download sjabloon pamflet/poster Programma (gebruik als bijlage en poster)

7. Doelen bepalen

Vraag de deelnemende vrijwilligersorganisaties en andere maatschappelijke organisaties vooraf als groep (per thema) hun boodschappen en gesprekslijn per tafel te formuleren.

1. Zorg ervoor dat de organisaties de relevante partijprogramma’s en, als het even kan, het coalitieakkoord of Collegeprogramma in hun bezit hebben. Deze websites kunnen behulpzaam zijn: http://www.stemwijzer.nl/ en https://gemeente.kieskompas.nl/. 
2. Vraag de organisaties vooraf hun doelen te formuleren. Doelen hoeven niet per se in die programma’s of het akkoord voor te komen. Deelnemers kunnen de politiek ook overtuigen van het nut van hun doelen en ideeën. Geef voorbeelden van doelen en maak hierbij gebruik van de Actiepunten voor gemeenten van Beleidenvrijwilligerswerk.nl: Burger en bestuur, Zorg en Welzijn, Jeugd, Onderwijs, Sport, Cultuur, Groen, Ondersteuning. Maak als het even kan een praktische wensenlijst waarbij duidelijk is wat iets oplevert en hoeveel het kost. Vat dit allemaal samen in een goede gezamenlijke feiten-, doelen- en wensenlijst per tafel.  Download sjabloon feiten-, doelen- en wensenlijst
3. Benadruk bij de deelnemers dat ze zich als partner van de gemeente opstellen. De gemeente worstelt met bezuinigingen en nieuwe taken. Denk niet alleen in het eigen belang, maar benader de bestuurders vanuit een gezamenlijk belang voor de hele gemeenschap.

8. Publiciteit noodzakelijk

Bij Gemeentebestuur aan tafel met vrijwilligersveld organiseer je een ontmoeting tussen het gemeentebestuur en actieve burgers. Wethouders en gemeenteraadsleden willen graag dat het voor iedereen zichtbaar is dat zij hun burgers ontmoeten. En jij wilt dat ook. Hoe meer aandacht, hoe beter het vrijwilligerswerk op de kaart komt te staan en hoe meer kans er is op afspraken over de ondersteuning van het vrijwilligerswerk.

Hoe krijg je publiciteit?

Er zijn meerdere momenten waarop je publiciteit kunt krijgen en je kunt daarbij prima gebruik maken van lokale media. Nodig ook de lokale/regionale tv en radio uit om aanwezig te zijn bij de bijeenkomst of misschien zelf reportages vooraf te maken.

De momenten om pers in te schakelen 

• Direct na de verkiezingen met een aankondiging van de bijeenkomst, download een voorbeeldbericht
• Tijdens de bijeenkomst, nodig journalisten, lokale tv en radio uit.
• Na de bijeenkomst: communiceer de resultaten.

9. Nazorg en follow up

Verslaglegging

Zorg ervoor dat datgene wat besproken is, ook bij iedereen op het netvlies staat. Natuurlijk heb je pers uitgenodigd, maar de samenvattingen van de gesprekken en de resultaten zijn net zo belangrijk. Zorg ervoor dat:

1. Alle aanwezigen de samenvattingen krijgen.
2. Dat alle raadsleden en wethouders de samenvattingen krijgen, of ze nu aanwezig waren of niet.
3. Zoveel mogelijk vrijwilligersorganisaties de samenvattingen krijgen.
4. De informatie zo duidelijk mogelijk op je website staat, liefst met een artikel van alle waarin alle afspraken en vervolgacties staan en verwijzingen naar de complete samenvattingen.

Afspraken inplannen

Wacht niet te lang met het inplannen van vervolgafspraken met wethouders en gemeenteraadsleden. Net na de bijeenkomst staat alles nog helder voor de geest. Het is logisch als er direct vervolgafspraken worden gemaakt.

10. Laat het ons weten!

Ga je aan de slag met Gemeentebestuur aan tafel met vrijwilligersveld of een (eigen) variant daarvan? Laat ons weten wanneer en waar door een mail te sturen naar Mark Molenaar (m.molenaar@nov.nl). We zullen dan je inspanningen delen op sociale media en leden. Zo inspireer je anderen!